Der Herbst gilt in Deutschland als umsatzstärkste Phase des Messejahres. Laut Verband der deutschen Messewirtschaft AUMA trägt die Branche jährlich rund 30 Milliarden Euro zur gesamtwirtschaftlichen Wertschöpfung bei. Das Messebudget beansprucht bei deutschen Ausstellern im Schnitt 44,7 Prozent des Marketingbudgets. Obwohl digitale Kanäle auch in diesem Kontext längst unverzichtbar sind, steht und fällt von der haptischen VIP-Einladung bis zum Versand von Produktmustern letztlich alles mit der physischen Logistik. Briefumschläge sind dafür noch genauso wichtig wie in analogen Zeiten. Das hat verschiedene Gründe.
Der Messeherbst bleibt wirtschaftlicher Taktgeber
Nach dem Sommer ist vor der Messe: Ein erheblicher Teil der jährlichen B2B-Messen und Kongresse fällt in den Zeitraum zwischen September und November. Allein die großen Messeplätze wie Berlin, Stuttgart oder Hannover bündeln in diesen Wochen ein dichtes Programm aus Eigenveranstaltungen und internationalen Gastmessen.
Für die Aussteller ist die Messeteilnahme alles andere als nebensächlich. Laut AUMA beansprucht das Messebudget im Schnitt fast die Hälfte des gesamten Marketingetats. Die Logik dahinter? Ein Großteil der wertvollsten Kontakte entsteht weiterhin im direkten Gespräch. Wer im Herbst erfolgreich sein will, plant Vorbereitung und Nachbereitung daher optimalerweise als durchgängige Logistikkette.
Im Briefkasten entsteht der erste Eindruck, …
…und oftmals auch der letzte Schritt zur ausbaufähigen Kundenbeziehung. Denn VIP-Kunden folgen einer Einladung an den Stand oder gar zur Abendveranstaltung besonders gerne, wenn sie dazu eine haptisch greifbare Einladung erhalten. Hochwertige Briefumschläge zu kaufen und persönlich zu gestalten sorgt somit für eine Wertigkeit, die ein Massenverteiler kaum erreicht. Ein weiterer Vorteil liegt in der Präsenz: Digitale Einladungen landen oft binnen Sekunden im Papierkorb, ein physisches Mailing dagegen liegt häufig tagelang sichtbar auf dem Schreibtisch.
Die physische Logistik nach dem Messegespräch hingegen hat häufig eine ganz andere Bewandtnis. Jetzt werden Produkt-, Farb- und Materialmuster verschickt, die natürlich einen robusten Rahmen benötigen. Denn ein zerdrücktes oder beschädigtes Muster kann den beim Messeauftritt mühsam angebahnten, bis dato guten Eindruck sofort wieder zerstören. Gepolsterte Versandlösungen wie Luftpolstertaschen sind für empfindliche Inhalte deshalb kein Nice-to-Have, sondern ein wesentlicher Baustein für den Messeerfolg.
Das Briefumschläge kaufen ist nur der Anfang
Denn auch Tempo ist ein Qualitätsmerkmal. Der teuerste Fehler passiert häufig nicht auf der Messe, sondern danach. Denn ein Großteil der frisch gewonnenen Leads verpufft, wenn das Follow-up zu spät oder unpersönlich erfolgt. Hier kommt es auf das Zeitfenster an: Als Faustregel gilt, dass heiße Kontakte binnen 24 bis 48 Stunden eine Rückmeldung samt zugesagtem Muster erhalten sollten. Wer hier Fristen exakt berechnet und den Versand sauber terminiert, hält die Erinnerung an das Gespräch lebendig.
Schon nach rund zwei Wochen ist das Potenzial vieler Leads dagegen praktisch verpufft, weil der Wettbewerb längst nachgezogen hat. Wie stark Muster den Ausschlag geben, wird häufig unterschätzt. Gerade im verarbeitenden Gewerbe entscheidet der haptische Eindruck von Material und Farbe oft mehr als jedes Datenblatt: Ein Muster, das sich anfassen, biegen oder farblich abgleichen lässt, verkürzt Abstimmungsschleifen und beschleunigt die Kaufentscheidung spürbar. Die professionelle Bemusterung wird damit zum eigentlichen Vertriebshebel – vorausgesetzt, dass sie ihr Ziel schnell, vollständig und unbeschädigt erreicht.
Am Ende gewinnt die Haptik
Um einen Messeherbst erfolgreich zu gestalten, braucht man sich nicht zwischen digital und analog zu gestalten. Eher sollte man darauf achten, dass sich beide Bereiche sinnvoll ergänzen. Eine hochwertige Einladung bringt den Fuß beim ersten Kontakt in die Tür, ein sorgfältig verpacktes Muster kann zum Vertragsabschluss beitragen. Dabei sind Haptik, Sorgfalt und ein zuverlässiger Versand immer das A und O, wenn nicht nur das Gespräch in Erinnerung bleiben soll.